Setelah artikel yang sudah kita bahas sebelumnya mengenai pengenalan BYOD, kali ini kita akan membahas tentang bagaimana BYOD bisa meningkatkan produktivitas dalam bekerja. BYOD atau Bring Your Own Device pada suatu perusahaan dinilai semakin berkembang sejalan dengan peningkatan teknologi “mobile and cloud computing” di Indonesia. Kebijakan BYOD sangat erat hubungannya dengan produktivitas di era transformasi digital saat ini.
Kebijakan BYOD semakin meluas karena selain memaksimalkan produktivitas karyawan dengan perangkat kerja, juga dianggap lebih nyaman karena lebih efisien dengan membawa dan menggunakan gadget pribadi di mana pun dan kapanpun untuk bekerja. Hal ini dipicu oleh kecenderungan orang untuk tetap terhubung satu sama yang lainnya. Melalui perangkat pribadi atau gadget sendiri seperti laptop, notebook, tablet, atau pun smartphone akan memudahkan berbagai aktivitas, seperti mengirim dan menerima informasi bahkan mengakses serta menjalankan aplikasi perusahaan.
Sumber: Photo by Cottonbro from Pexels
Budaya BYOD menciptakan cara kerja baru yang lebih fleksibel dari sisi mobilitas dan tidak dibatasi oleh ruang. Dengan adanya BYOD ini diharapkan bisa menumbuhkan rasa nyaman di antara para karyawan sehingga bisa menjadi suatu pemicu dalam menciptakan inovasi baru untuk perusahaan. Semakin populernya budaya BYOD, maka pemanfaatan model cloud juga akan semakin besar dan akan semakin besar juga keuntungannya terhadap cloud itu sendiri.
Selanjutnya ada dua hal yang harus dicermati dalam BYOD yaitu, perlindungan data pribadi karena menyangkut penanganan data-data pribadi dari pengguna itu harus sesuai dengan aturan yang berlaku terkait dengan data pribadi. Lalu yang kedua mengenai kelangsungan layanan aplikasi yang tersinkronisasi dari perangkat BYOD dengan pusat aplikasi di cloud server. BYOD memiliki banyak manfaat dalam penerapannya. Namun, disisi lain ada beberapa konsekuensi bahkan ancaman dari tren BYOD. Lalu bagaimana perusahaan menghadapi tren BYOD ini? Perlukah semua perusahaan mengadopsi BYOD di tempat kerja?
Manfaat Penerapan BYOD
Sebagian besar perusahaan yang menerapkan BYOD bisa meningkatkan produktivitas karyawan dan kepuasan serta retensi kerja karyawan melalui keseimbangan kehidupan kerja yang lebih efektif dan efisien. Karyawan dapat bekerja kapan saja dan di mana saja dengan cepat tanpa ada kendala teknis, seperti terjebak kemacetan di jalan. Selain itu, perusahaan yang menerapkan kebijakan BYOD juga mengurangi pengeluaran biaya hardware dan software karena karyawan telah membawa gadget pribadinya untuk keperluan pekerjaan. Dengan itu, mereka jadi merasa nyaman karena bisa bekerja memakai gadget yang mereka sukai.
Konsekuensi Penerapan BYOD
Tren BYOD ini menempatkan tanggung jawab tambahan pada perusahaan, terutama departemen IT yang harus memelihara perangkat serta memastikan bahwa praktik tersebut tidak menimbulkan kerentanan cybercrime. Perusahaan juga sambil menerapkan langkah-langkah keamanan siber untuk mengurangi risiko data breach atau pelanggaran, terutama karena perangkat pribadi yang hilang atau dicuri.
Terdapat peningkatan pemanfaatan aplikasi, seperti Dropbox, Google Drive, Apple iCloud atau penggunaan email sebagai media penyebaran data antar karyawan. Hal itu menjadi perhatian, yakni tidak semua karyawan menyadari bahwa penggunaan aplikasi-aplikasi tersebut meningkatkan kemungkinan kebocoran aset informasi perusahaan. Alasannya, aplikasi-aplikasi tersebut merupakan pihak ketiga yang benar-benar di luar kontrol departemen IT. Terakhir kurangnya firewall atau perangkat lunak anti-virus yang diterapkan pada perangkat pribadi.
Tren BYOD di Masa Pandemi
Tren BYOD adalah kebijakan perusahaan yang memungkinkan para karyawannya untuk membawa dan menggunakan perangkat pribadinya di tempat kerja, seperti laptop, tablet atau smartphone untuk mengakses data dan sistem perusahaan. Tren BYOD ini mengalami pertumbuhan yang didorong oleh meningkatnya permintaan smartphone atau laptop cerdas serta keinginan karyawan untuk melakukan tugas terkait pekerjaan, seperti mengirim email saat mereka tidak berada di lingkungan kantor.
Di masa pandemi Covid-19 pada 2020 silam, peristiwa ini mendorong budaya WFH atau work from home. Bahkan sampai saat ini, dalam beberapa kasus, perusahaan mengharuskan karyawan untuk mengakses sistem atau aplikasi terkait pekerjaan melalui gadget pribadi, terlepas dari ada atau tidaknya kebijakan BYOD dalam perusahaan mereka.
Artinya, terdapat beberapa karyawan ada yang menggunakan perangkat pribadinya untuk mengakses jaringan dan aplikasi perusahaan walaupun aktivitas tersebut dilarang. Dengan kata lain, perusahaan yang memilih untuk mengabaikan kebijakan, juga mengabaikan risiko keamanan dan kemungkinan penggunaan perangkat pribadi. Perusahaan memiliki dua pilihan yaitu menerapkan BYOD dengan memberlakukan aturan dan langkah-langkah keamanan untuk menjadikan praktik tersebut lebih aman atau melarang BYOD sepenuhnya lalu menemukan cara untuk menegakkan peraturan tersebut.
Pentingnya BYOD Untuk Meningkatkan Produktivitas Kerja
Sumber: Photo by Fauxels from Pexels
Tren BYOD ini memberdayakan karyawan untuk bekerja dan berkolaborasi sesuai keinginan mereka, dengan kebebasan untuk menggunakan perangkat yang mereka suka. Perusahaan yang memanfaatkan virtualisasi aplikasi akan mendapatkan keuntungan dari peningkatan keamanan dan opsi manajemen. Sebagai contoh, pemberi kerja dapat menghosting aplikasi berpemilik di sebuah cloud, dan karyawan dapat mengaksesnya di perangkat pribadi mereka.
Perusahaan mungkin perlu menerapkan kebijakan BYOD, walaupun mereka menyediakan perangkat ke-dua kepada karyawan. Tidak dapat dipungkiri, para karyawan akan menggunakan perangkat pribadinya untuk mengakses data perusahaan, meskipun hal tersebut bertentangan dengan kebijakan yang ada. Oleh karena itu, lebih baik memiliki dan menerapkan opsi security untuk mengurangi risiko yang akan terjadi.
Tips Mengamankan Perangkat Kerja
Dalam mengamankan data pribadi dan data perusahaan, perlu dilakukan langkah-langkah mengamankan gadget Anda, seperti laptop, notebook, tablet atau smartphone.
Laptop biasanya menjadi alat utama dalam bekerja, karyawan harus menggunakan mekanisme enkripsi atau menyimpan data agar tetap terkunci walaupun laptop hilang.
Karyawan harus memisahkan data pribadi dan data perusahaan, misalnya dengan membedakan folder antara kedua hal tadi. Daftarkan perangkat yang digunakan dengan remote location perusahaan yang bisa melacak perangkat, jika perangkat hilang.
Rutin update perangkat dengan OS atau patch yang terbaru, serta gunakan antivirus.
Tablet atau smartphone yang digunakan untuk mengakses data perusahaan harus mengaktifkan pengamanan, misalnya mengaktifkan kunci layar karena penting untuk melindungi dasar perangkat yang karyawan gunakan.
Hindari pengunduhan aplikasi ilegal atau dilarang karena berpotensi adanya malware.
Wajib untuk selalu memeriksa hak akses aplikasi untuk menghindari aplikasi jahat yang mengambil data-data seperti mengakses kontak dan panggilan.
Kesimpulannya adalah tren BYOD atau Bring Your Own Device adalah tren yang berkembang di kalangan pengusaha yang ingin menambah fleksibilitas dan kemudahan akses ke tempat kerja. Hal ini melibatkan memungkinkan karyawan untuk bekerja dari gadget pilihan mereka. Mereka juga bisa menggunakan smartphone atau tablet mereka untuk mengakses sumber daya, seperti email perusahaan, file, atau tingkat inventaris, diantara berbagai informasi lainnya.
Namun dalam budaya BYOD ini terdapat beberapa konsekuensi atau kekurangan, salah satunya adalah masalah keamanan data. Perusahaan harus menempatkan tanggung jawab lebih, terutama departemen IT yang harus memelihara perangkat serta memastikan bahwa budaya BYOD tidak menimbulkan kerentanan cybercrime.
Dalam hal ini, Helios hadir dengan menawarkan Helios Mobility Suite untuk solusi keamanan data Anda serta memenuhi kebutuhan Anda dalam meningkatkan produktivitas kerja dengan BYOD. Untuk informasi selebihnya mengenai Helios silahkan kunjungi kami di: https://www.helios.id/ atau hubungi kami melalui [email protected]
