Hari gini masih urus reimburse manual untuk urusan kantor? Tahu enggak sih kalo sistem reimburse jadul bisa menghambat produktivitas dan mengorbankan efisiensi operasional perusahaan?
Bukan tanpa alasan, reimburse terasa merepotkan bagi karyawan yang mengajukan dan yang mengurus klaim. Tak sampai di situ, proses klaim reimburse yang panjang dan memakan waktu lama justru menjadi tantangan lain bagi karyawan.
Namun begitu, apa benar kalau reimburse sudah ketinggalan jaman di era digital seperti sekarang? Adakah solusi andal untuk menggantikan sistem reimburse? Berikut pemaparan lengkapnya.
Apa itu Reimbursement?
Reimbursement atau reimburse adalah istilah yang umumnya dilakukan oleh karyawan, di mana terdapat pengeluaran pribadi yang bertujuan untuk kepentingan suatu perusahaan. Nah, pengeluaran ini kemudian akan dibayarkan oleh pihak perusahaan sesuai dengan nominal yang dikeluarkan oleh karyawan.
Sistem reimbursement biasanya termasuk ke dalam salah satu hak yang didapatkan karyawan dan diberlakukan oleh perusahaan. Reimburse dikeluarkan sebagai penggantian biaya yang dikeluarkan oleh karyawan untuk menunjang kelancaran kerja karyawan.
Contoh-contoh Reimburse
Ada berbagai contoh reimburse yang umumnya dibayarkan oleh perusahaan kepada karyawan. Berikut beberapa di antaranya.
Biaya Terkait Kesehatan
Pengeluaran untuk kepentingan kesehatan, termasuk penggantian biaya medical check-up, polis asuransi, rapid test, antigen, PCR, perawatan gigi, kacamata, dan biaya lain yang dikeluarkan demi menujang keselamatan atau kesehatan para karyawan. Umumnya, reimburse kesehatan dibayarkan berupa kompensasi sebagai fasilitas kesejahteraan karyawan. Namun demikian, pastikan langsung kepada pihak manajemen terkait reimburse kesehatan yang berlaku di masing-masing perusahaan.
Biaya Perjalanan Dinas
Pengeluaran satu ini merupakan salah satu kewajiban utama perusahaan untuk menyediakan perjalanan dinas atau bisnis bagi para karyawannya. Hal ini dapat terjadi jika karyawan menggunakan uang pribadi untuk meng–cover biaya perjalanan dinas seperti rinican akomodasi, makan, pelatihan pegawai, hingga transportasi sehingga perlu meminta reimburse.
Biaya Transportasi
Reimburse biaya transportasi umumnya diberlakukan oleh perusahaan untuk karyawan yang bekerja di lapangan, seperti messenger, reporter, kurir, teknisi, dan lainnya. Biaya transportasi diberikan oleh perusahaan sebagai pengganti ongkos selama mobilitas untuk kelancaran kerja karyawan.
Biaya Khusus Bisnis
Tak jauh beda dengan biaya perjalanan dinas, penggantian biaya bisnis juga dikeluarkan untuk kenyamanan dan kelancaran karyawan. Biaya yang di-cover termasuk biaya pelatihan, pengeluaran untuk membeli peralatan dan kebutuhan kantor seperti ATK hingga komunikasi seperti pembelian kuota internet dan pulsa.
5 Alasan Sistem Reimburse Sering Merepotkan Karyawan
Meskipun termasuk ke dalam salah satu kewajiban perusahaan, sistem reimburse tak dipungkiri kerap merepotkan karyawan. Dihimpun dari berbagai sumber, berikut beberapa alasan yang menjadikan sistem reimburse kerap merepotkan karyawan.
1. Butuh Ekstra Ketelitian
Bagi karyawan yang mengurus klaim reimburse dituntut untuk dapat bekerja dengan ekstra teliti dalam mengelola pengeluaran dana dengan baik. Hal ini bertujuan agar data kas balance perusahaan tidak kurang atau berlebih.
2. Karyawan Tak Selalu Punya Dana
Hal ini kerap terjadi karena perusahaan harus lebih dulu menalangi biaya kepentingan kantor menggunakan dana pribadi. Meskipun pada akhirnya akan dibayarkan oleh perusahaan, tak sedikit karyawan yang memiliki keterbatasan dana untuk menalangi.
3. Rentan Disalahgunakan
Sistem reimburse sangat rentan dicurangi oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Tak jarang karyawan mengambil kesempatan dengan melebihkan biaya yang tidak seharusnya dikeluarkan oleh perusahaan. Dengan begitu, tanggung jawab dan etika kerja karyawan dituntut saat mengajukan klaim reimburse.
4. Pengeluaran Dana Reimburse Sulit Diestimasi
Per bulannya, pusahaan tentu perlu mengeluarkan klaim reimburse untuk lebih dari satu karyawan. Pengeluaran perusahaan untuk reimburse per bulannya sangat sulit diprediksi karena tentu jumlah per karyawan dalam sebulannya bervariasi.
5. Pengaruhi Operasional Perusahaan
Sistem reimburesement dapat memengrauhi operasional perusahaan karena produktivitas karyawan harus dialihkan untuk pengurusan klaim yang memakan waktu. Akibatnya, karyawan lapangan harus mengalokasikan waktu ekstra untuk mengajukan kalim reimburse.
Nah, mengingat proses reimburse kerap merepotkan karyawan dan perusahaan juga sulit memprediksi pengeluaran per bulannya, maka dibutuhkan solusi andal untuk mengatasinya. GrabforBusiness dapat menjadi solusi tepat untuk membantu perusahaan dan karyawan mengatasi masalah terkait reimbursement.
Baca Juga: Grab for Business dan Helios Hadirkan Kemudahan untuk Segala Urusan Bisnis Anda
Solusi Agar Karyawan Tidak Perlu Repot Reimburse Lagi: GrabforBusiness
GrabforBusiness merupakan solusi end-to-end untuk membantu perusahaan dan karyawan memangkas waktu dan tidak lagi mengorbankan produktivitas hanya semata-mata untuk mengajukan klaim reimburse. Sesuai namanya, GFB merupakan layanan yang didedikasikan untuk penggunaan Grab corporate dari berbagai ukuran bisnis, baik itu kecil, menengah, hingga besar.
Perusahaan kini dimudahkan dengan berbagai fitur dan benefit yang dihadirkan oleh GFB sebagai one-stop-solution untuk kebutuhan aktivitas sehari-hari mereka. Tak sampai di situ, perusahaan juga tak perlu khawatir dengan pengeluaran.
GrabforBusiness memungkinkan perusahaan untuk mengestimasi berbagai pengeluaran yang sebelumnya menggunakan sistem reimburse. Perusahaan dapat langsung mendapat tagihan untuk pemakaian berbagai layanan GFB, tanpa perlu repot menyimpan nota dan mengajukan klaim secara manual.
Fitur dan Keuntungan GrabforBusiness
GrabforBusiness hadir sebagai solusi dengan sejumlah fitur dan keuntungan menarik bagi perusahaan. Berikut beberapa fitur GFB.
GrabTransport
Perusahaan dan pelaku bisnis mendapatkan layanan transportasi online untuk mendukung mobilitas dan perjalanan kegiatan kerja seperti meeting, visit, atau keperluan lain.
GrabExpress
Dapatkan layanan pengiriman barang, dokumen, parsel, merchandise event, atau kebutuhan pengiriman lainnya untuk memudahkan pengiriman logistik.
GrabFood
Untuk kebutuhan konsumsi meeting di kantor, perusahaan dapat memesan makanan secara online melalui GrabFood.
GrabMart
Pelaku bisnis bisa memenuhi kebutuhan belanja makanan, hamper, hingga Alat Tulis Kantor (ATK) secara mudah melalui GrabMart.
Lebih dari itu, GrabforBusiness juga memberikan tiga keuntungan sebagai berikut bagi perusahaan dan pelaku bisnis.
1. Portal GrabforBusiness
Pelaku bisnis akan mendapatkan akses portal untuk melihat pengugnaan biaya operasional perusahaan untuk keperluan layanan transportasi, logistik, konsumsi, dan biaya lainnya.
2. Fasilitas Corporate Billing dan Terms of Payment
Fasilitas ini akan memudahkan perusahaan dan pelaku bisnis memantau kegiatan transaksi pada layanan GrabforBusiness.
3. Limit Fleksibel dengan Deposit Minimum
Tak perlu khawatir overbudget, GFB memungkinkan pelaku bisnis untuk menentukan dan menyesuaikan limit serta deposit secara fleksibel sesuai kebutuhan dan kemampuan perusahaan.
Gunakan Solusi Anti Repot Reimburse Lagi: GrabforBusiness Bersama Helios
Saatnya akhiri sistem reimburse dan beralih ke solusi anti repot GrabforBusiness bersama Helios. Dapatkan kemudahan untuk mengontrol pengeluaran perusahaan secara efektif, sekaligus meningkatkan produktivitas kerja dengan solusi GFB.
Dapatkan promo menarik untuk setiap pembelian Grabfor usiness dan cari tahu bagaimana komitmen Helios untuk mendukung dan berkembang bersama para pelaku bisnis di era digital yang dinamis. Kunjungi laman ini atau hubungi kami di link berikut untuk info lebih lanjut mengenai GrabforBusiness.
